Backoffice & klantenservice
Van backoffice chaos naar overzicht & rust
Voor jou als je snakt naar overzicht, minder stress over onbeantwoorde mails, een administratie die eindelijk ‘bij’ is en klantreizen die soepel lopen.
Ik zorg dat jouw mailbox, facturatie en to do’s strak geregeld zijn, terwijl jij je focust op wat jij het liefste doet. Van klantmails en facturen tot leadopvolging: jouw backoffice op orde en al je to do’s overzichtelijk weergegeven in een op maat gemaakt Trellobord.
Je wil heel graag overzicht, maar je drukke agenda denkt daar anders over…
Met liefde werk je in en aan je bedrijf, maar ondertussen stromen de mails binnen, blijven facturen liggen en stapelen de kleine to do’s zich op.
Je wéét dat het allemaal te doen is, maar het ontbreekt je simpelweg aan tijd (en zin) om het goed bij te houden.
Je wilt je klanten netjes en snel helpen, maar je inbox voelt soms als een onoverzichtelijke jungle. Facturen moeten nog verstuurd, to do-lijstjes op allerlei losse post-its of in notebooks (I see you!) worden steeds langer en ondertussen wachten er leads op opvolging.
‘Structuur’ is niet jouw middlename. Je zou het dolgraag willen, maar dat is ook niet waar jouw toegevoegde waarde ligt. Jij hoort bezig te zijn met het creatieve, coachende of strategische werk dat jouw bedrijf doet groeien, niet met het fiksen van eenvoudige klantvragen of het uitvoeren van administratieve klussen.
Je probeert wel overzicht te houden
Een planning, 1.001 losse ideeën in je telefoonnotities, misschien zelfs een Trellobord dat ooit goed begon. Maar gaandeweg is het weer een warboel geworden. Niet omdat je geen discipline hebt, maar omdat jouw hoofd gewoon áltijd aanstaat en niet meer weet waar te beginnen.
Nieuwe ideeën, klanten die tussendoor iets vragen, telkens veranderende prioriteiten… voor je het weet is die mooie structuur die je bedacht had weer compleet zoek.
En dan komt dat stemmetje: “Ik moet hier echt iets mee.” Maar waar begin je?
Hoe lekker zou dit zijn?
Je opent je laptop en ziet een overzichtelijke inbox. Facturen zijn op tijd verstuurd, leads zijn opgevolgd en in je Trellobord zie je precies wat er speelt en wat je te doen hebt, zonder dat jij alles zelf hoeft te onthouden.
De kleine dingen die steeds bleven liggen, zijn geregeld. Je klanten krijgen snel het juiste antwoord en worden soepel door de klantreis geloodst. Je administratie loopt op rolletjes en jij hebt weer tijd voor werk dat je ECHT leuk vindt: het kloppende hart van je bedrijf.
Geen ongelezen mails en rondslingerende post-its meer, maar rust in je hoofd, overzicht in je planning en een helder systeem dat meebeweegt met jou en je bedrijf.
Klinkt te mooi om waar te zijn?
“For every minute spent organizing, an hour is earned.”
- Benjamin Franklin
Hoe ik jou help tijd en rust te winnen
Van administratieve chaos naar overzicht en flow: dat is mijn specialiteit. Vanaf mijn 18e heb ik veel gewerkt in administratieve en klantgerichte functies: van zorgverzekeraar tot bank, tot aan eerstelijns vraagbaak bij een grote hbo-instelling. Ik weet wat er nodig is om klanten te ontzorgen, processen strak te krijgen en overzicht te behouden wanneer er veel to do’s liggen.
Wat mij écht anders maakt? Ik combineer creativiteit met structuur. Eerst denk ik out-of-the-box mee over processen en klantcontact, daarna breng ik orde in de chaos. Zo loopt alles niet alleen efficiënt, maar ook op een manier die bij jouw bedrijf past.
Ik hoor je denken: “Maar dat kan ik toch ook zelf blijven doen?” Eerlijk: tuurlijk kán dat. Toch bezoek je deze pagina niet voor niets 😉
Stel je even voor dat jij jouw eigen talenten volledig benut en wél de rust hebt om te focussen op wat jij écht goed kan en waar jouw expertise ligt…
Met mijn hulp verdwijn je niet meer in een overvolle mailbox, eindeloze backoffice-taken of dringende klantvragen. Jij krijgt overzicht, rust én een creatieve touch waar nodig. Zo kun jij eindelijk full focus doen waar je goed in bent, terwijl jouw klanten de ervaring krijgen die ze verdienen, zonder dat jij er zelf bovenop hoeft te zitten.
“De backoffice heeft niet mijn liefde en talent. Elke keer baalde ik van deze taken…”
Mijn liefde voor mijn werk als trouwambtenaar zit in het contact met de bruidsparen, de gesprekken die we voeren en het schrijven aan de ceremonie.
Mijn backoffice uit handen geven was echt wel een stap. Maar aan Karlien heb ik het vanaf moment 1 met een gerust hart toevertrouwd.
Ik ervaar minder werkdruk; wetend dat alle administratie op orde is omdat Karlien hier een held in is. Ook kon ik, niet geheel onbelangrijk, meer opdrachten aannemen.
Janneke Huizinga
Trouwambtenaar & BABS
“Dankzij Karliens inzet verlopen processen soepeler, is de klantreis verbeterd en heb ik meer ruimte om nieuwe producten te ontwikkelen.”
Karlien ondersteunt onder andere de klantenservice en is nauw betrokken bij het verbeteren van de klantreis. Ze is thuis in funnels in Mail Blue, vraagt offertes op, vergelijkt diensten en is een kei met Trello.
Wat ik vooral waardeer, is haar punctuele (ja, die woordgrap moest ik natuurlijk maken!) én professionele aanpak. Karlien weet veel, leert snel en denkt actief mee.
Nienke van der Zwan
Creatief ondernemer
“Karlien heeft precies het overzicht gecreëerd waar ik op hoopte.”
Ik kan meer uit mijn hoofd, want mijn backoffice staat nu geordend buiten mezelf. Maar wat er ook gebeurt – wat eigenlijk meer is dan ik hoopte – is dat Karlien als motivator werkt. Omdat ik weet dat zij voor mij aan de slag gaat, moet ik voor die tijd ook mijn ‘huiswerk’ gedaan hebben.”
Carlijn Lenten
Mural artist
“De backoffice heeft niet mijn liefde en talent. Elke keer baalde ik van deze taken…”
Mijn liefde voor mijn werk als trouwambtenaar zit in het contact met de bruidsparen, de gesprekken die we voeren en het schrijven aan de ceremonie.
Mijn backoffice uit handen geven was echt wel een stap. Maar aan Karlien heb ik het vanaf moment 1 met een gerust hart toevertrouwd.
Ik ervaar minder werkdruk; wetend dat alle administratie op orde is omdat Karlien hier een held in is. Ook kon ik, niet geheel onbelangrijk, meer opdrachten aannemen.
Janneke Huizinga
Trouwambtenaar & BABS
“Dankzij Karliens inzet verlopen processen soepeler, is de klantreis verbeterd en heb ik meer ruimte om nieuwe producten te ontwikkelen.”
Karlien ondersteunt onder andere de klantenservice en is nauw betrokken bij het verbeteren van de klantreis. Ze is thuis in funnels in Mail Blue, vraagt offertes op, vergelijkt diensten en is een kei met Trello.
Wat ik vooral waardeer, is haar punctuele (ja, die woordgrap moest ik natuurlijk maken!) én professionele aanpak. Karlien weet veel, leert snel en denkt actief mee.
Nienke van der Zwan
Creatief ondernemer
“Karlien heeft precies het overzicht gecreëerd waar ik op hoopte.”
Ik kan meer uit mijn hoofd, want mijn backoffice staat nu geordend buiten mezelf. Maar wat er ook gebeurt – wat eigenlijk meer is dan ik hoopte – is dat Karlien als motivator werkt. Omdat ik weet dat zij voor mij aan de slag gaat, moet ik voor die tijd ook mijn ‘huiswerk’ gedaan hebben.”
Carlijn Lenten
Mural artist
Klaar met jouw backoffice-struggles?
Dit zijn een paar manieren waarop ik je kan ontzorgen:
Mailboxbeheer
Overzicht in je inbox, klantmails op tijd beantwoord en weer overzicht in je communicatie.
Klantreis-
begeleiding
Van offertes aanvragen tot nazorg: ik zorg dat jouw klanten netjes én op het juiste moment geholpen worden.
Backoffice-taken
Van het opschonen en structureren van je mailbox, Drive of Canva, tot offertes opvragen of leveranciersonderzoek doen. Laat mij die ‘saaie’ klussen doen, zodat de sparkle voor jou overblijft en jij je volledig kunt focussen op je werk en je klanten.
Workflow support
Ik analyseer en verbeter processen, zodat to do’s tijdig opgevolgd worden, de klantreis soepel verloopt en jij tijd wint. Als je met mij werkt, wordt Trello je nieuwe bestie!
Dit is slechts een greep uit wat er mogelijk is. Staat jouw behoefte hier niet bij?
No worries, laat het me weten, dan denk ik graag met je mee!
Riep er iemand ‘structuur’?
Zo gaan we aan de slag
1: Je vertelt me jouw wensen en ideeën
In een online call bespreken we in 30 minuten jouw behoeftes en bijpassende mogelijkheden.
2: Je ontvangt een offerte
Zijn we een match? Je ontvangt een voorstel dat past bij jouw wensen en behoeftes.
3: Je zegt ‘ja’
We regelen toegang tot systemen (Drive, Trello, factuursysteem, etc.) en plannen een kick-off sessie.
4: Kick-off sessie
Online of live duiken we in jouw belangrijkste administratieve en klantprocessen en brengen alles overzichtelijk in kaart.
5: Let me do the magic
Ik giet alles in een overzichtelijk (en waar mogelijk geautomatiseerd) Trellobord. Ik laat je zien hoe dit werkt en hoe we hierin samenwerken.
Mag ik met jouw inbox aan de slag? Dan doe ik een voorstel voor een mappenstructuur, die ik na jouw goedkeuring in de praktijk breng.
6: Let it goooo!
Zet je Elsa-modus maar aan: vanaf nu neem ik backoffice-taken van jou over en houd jij de sparkle over voor je eigen werk en je klanten.
“Als ondernemer is het zó fijn om iemand naast je te hebben aan wie je met een gerust hart werk kunt toevertrouwen!”
Nienke van der Zwan
Creatief ondernemer
Veelgestelde vragen
Alle vragen die nu nog door je hoofd spoken, maar dan alvast mét antwoorden 😉
Kun je ook mijn boekhouding doen?
Maakt het type klant(vraag) uit?
Ik ben niet technisch aangelegd. Kan ik wel met Trello werken?
Hoe snel kunnen we starten?
Waar wacht je nog op? 😉 Plan hier jouw kennismaking
Zit ik meteen vast aan een langdurige samenwerking?
Ondersteun ik je in de uitvoering van jouw klantenservice en/of backoffice, dan gaan we meestal een langdurige samenwerking aan en spreken we een minimale looptijd af, maar altijd in overleg.
Kan jij mij of mijn VA vervangen tijdens vakantie of verlof?
Wel belangrijk: trek tijdig aan de bel, zodat ik op tijd door jou of jouw VA kan worden ingewerkt.
Werk je ook in de avond of in het weekend?
Hoe snel wordt een vraag of taak opgepakt?
Houd ik zelf nog toegang tot mijn mailbox?
Mail je vanuit mijn naam of die van jouzelf?
Ben jij ook een sales- of closingspecialist?
Ik twijfel of ik dit niet gewoon zelf moet doen. Waarom zou ik het uitbesteden?
Mijn vraag staat er niet tussen… wat nu?
Drop je vraag in het contactformulier of stuur mij een mailtje: info@vakarlien.nl.
Ready voor overzicht & flow in jouw backoffice en klantcontact?
Zo ziet het eruit als ik jou ondersteun:
- Een overzichtelijke inbox, duidelijke mappenstructuur en geen gemiste mails meer
- Klanten krijgen precies de aandacht die ze verdienen, op het juiste moment
- Geen ‘oeps-die-lead-had-ik-nog-moeten-mailen’ meer
- Backofficeprocessen lopen soepel en efficiënt; tijd voor jou om te shinen
- Weg administratieve rompslomp, hallo overzicht & structuur!
- Had ik al gezegd dat je er ook een nieuwe best friend bij krijgt? 😉 Trello wordt onze gezamenlijke vriendin!